Outlook Initiation : gérer vos e-mails et votre planning sereinement Mixte : présentiel / à distance

Cette formation prépare aux compétences du niveau Basique TOSA Outlook (RS6958). À l'issue de la formation, vous serez capable de :

• Domaine 1 (Environnement / Configuration) : Naviguer dans l'interface Outlook (ruban, barre de navigation), personnaliser les affichages selon vos préférences, ajouter des comptes de messagerie de base
• Domaine 2 (Messagerie) : Composer et envoyer des messages avec mise en forme simple, gérer les pièces jointes efficacement, trier les emails dans des dossiers de base, configurer des règles simples
• Domaine 3 (Calendrier et tâches) : Créer des rendez-vous simples dans le calendrier en spécifiant date, heure et localisation, planifier des réunions simples avec invitations, créer et gérer des tâches simples avec rappels
• Domaine 4 (Gestion des contacts et notes) : Organiser les contacts en groupes pour faciliter la communication, créer des notes simples pour un usage personnel, intégrer les contacts de base pour messagerie et calendrier

Programme structuré autour des 4 domaines de compétences TOSA niveau Basique, pour maîtriser les fonctionnalités essentielles d'Outlook.

Module 1 : Découverte de l'interface Outlook

Présentation d'Outlook

• La barre Outlook et le navigateur
• Les différents modules : messagerie, calendrier, contacts, tâches
• Navigation entre les différentes vues
• Comprendre l'organisation des informations

Personnalisation de base

• Personnaliser le ruban selon ses préférences
• Adapter la barre de navigation pour optimiser l'efficacité
• Modifier les affichages simples
• Configurer les options de base

Configuration des comptes

• Ajouter des comptes de messagerie de base
• Regrouper tous les emails pour faciliter la gestion
• Comprendre les paramètres de compte

Archivage simple

• Archiver des emails pour libérer de l'espace
• Organiser les communications de manière efficace
• Accéder aux informations importantes archivées

Module 2 : Messagerie - Les bases essentielles 

Composition et envoi de messages

• Rédiger un message et le mettre en forme simplement
• Utiliser le carnet d'adresses pour sélectionner les destinataires
• Insérer et lire un fichier joint
• Gérer les pièces jointes efficacement
• Conserver un message non envoyé (brouillon)
• Utiliser des fonctions de mise en forme simples

Gestion des signatures

• Créer une signature automatique
• Gérer les signatures pour différents comptes
• Insérer une signature manuellement

Réception et traitement des messages

• Lire les messages reçus
• Répondre et transférer un message
• Utiliser les boutons de vote simples
• Comprendre les options d'envoi de base

Organisation de la boîte de réception

• Trier les emails dans des dossiers de base
• Archiver les messages importants
• Supprimer les messages : utilisation de la corbeille
• Rechercher des messages simples

Automatisation simple

• Configurer des règles simples pour gérer les messages entrants
• Le gestionnaire d'absence du bureau
• Trier automatiquement les messages de base

Module 3 : Calendrier et tâches simples

Découverte du calendrier

• Les différents modes d'affichage du calendrier (jour, semaine, mois)
• Utiliser le navigateur pour se déplacer
• Comprendre l'organisation du temps

Création de rendez-vous

• Créer des rendez-vous simples : date, heure, localisation
• Modifier un rendez-vous
• Créer et modifier un événement
• La gestion des rendez-vous périodiques simples
• Supprimer un rendez-vous

Planification de réunions simples

• Planifier des réunions simples avec l'outil calendrier
• Envoyer des invitations aux participants
• Comprendre les réponses des participants

Rappels et alarmes

• Programmer une alarme pour ne pas oublier
• Répondre à une alarme
• Personnaliser les rappels

Tâches simples

• Créer et gérer des tâches simples
• Définir des rappels pour les tâches
• Spécifier les détails de la tâche
• Marquer les tâches comme terminées

Impression

• Imprimer le calendrier selon différents formats
• Choisir la période à imprimer

Module 4 : Gestion des contacts et notes 

Création et gestion des contacts

• Les différents modes d'affichage des contacts
• Créer un contact
• Modifier un contact
• Initialiser un contact à partir d'un message reçu
• La gestion des carnets d'adresse

Organisation des contacts

• Organiser les contacts en groupes pour faciliter la communication
• Créer une liste de diffusion simple
• Imprimer un carnet d'adresses

Utilisation des notes

• Créer des notes simples pour un usage personnel
• Modifier et organiser les notes
• Retrouver une note

Intégration des contacts

• Intégrer les contacts de base dans la messagerie
• Utiliser les contacts dans le calendrier
• Permettre l'accès rapide aux informations de contact

Certification : 

Formation préparant au passage de la certification TOSA Outlook (RS6958) niveau Basique. Certification obligatoire en financement CPF et optionnelle pour autres financements.

Entraînement spécifique TOSA Basique

• Exercices pratiques sur les fonctions de base d'Outlook
• Cas concrets simples pour débutants
• QCM d'évaluation des connaissances
• Test blanc TOSA avec analyse du score niveau Basique (351-550)

• Exercices concrets et progressifs
• Cas pratiques adaptés aux débutants
• Apprentissage pas-à-pas des fonctions essentielles
• Quiz d'évaluation des connaissances

• Support de formation Outlook - Initiation (explications théoriques et procédures pas-à-pas)
• Fichiers d'exercices et exemples simples
• Poste informatique équipé d'Outlook pour chaque stagiaire
• Accès à des ressources en ligne complémentaires

Positionnement initial

• Quiz de consolidation des pré-requis administré en amont
• Test de positionnement recommandé

Suivi formation

• Feuilles de présence
• Exercices pratiques progressifs
• Évaluation continue des acquis

Évaluation finale

• Évaluation des acquis en fin de formation
• Test blanc TOSA niveau Basique (351-550) avec analyse du score
• Formulaire d'évaluation de la formation
• Passage de la certification TOSA Outlook en centre agréé

Certification TOSA Outlook (RS6958) - Niveau Basique

Test adaptatif évaluant les compétences de base sur les 4 domaines d'Outlook.

Durée totale : 60 minutes (20 questions niveau Basique)

Format du test :

• Test numérique adaptatif (difficulté adaptée au niveau)
• Manipulations simples dans Outlook
• Activités interactives et QCM
• Mises en situation professionnelles simples

Scoring : Score sur 1000 points (méthode IRT - Item Response Theory)

Niveaux évalués :

• Initial (< 351 points) : Attestation de passage uniquement
• Basique (351-550 points - score requis) : Certification obtenue - Fonctionnalités de base
• Opérationnel (551-725 points) : Gestion efficace autonome
• Avancé (726-875 points) : Compétences avancées et créatives
• Expert (876-1000 points) : Maîtrise experte complète

Score minimum requis : 351 points (Niveau 2 - Basique) pour obtenir la certification visée par cette formation.

Résultats : Attestation détaillée avec score par domaine de compétence et certificat TOSA niveau Basique.

Conditions de passage : En ligne, surveillance en présentiel par un examinateur ou à distance par proctoring sécurisé.

Évaluation à froid

Suivi post-formation : Questionnaire de satisfaction à j+30 mesurant l'impact en situation professionnelle.

• Naviguer dans l'interface Outlook (barre Outlook, navigateur, différents modules)
• Composer, rédiger et mettre en forme des messages électroniques
• Utiliser le carnet d'adresses et créer des listes de diffusion
• Gérer les messages reçus (lecture, réponse, transfert, archivage)
• Configurer et utiliser les signatures automatiques et le gestionnaire d'absence
• Créer et modifier des contacts dans le carnet d'adresses
• Organiser et gérer son agenda (rendez-vous, événements, rendez-vous périodiques)

Formation en présentiel

Aucun matériel spécifique. Poste informatique équipé fourni par Napsia.

Formation à distance

• Ordinateur avec accès à internet
• Webcam et micro/casque
• Outlook installé (version récente recommandée)

Modalités et délais d'accès

Inscription toute l'année. Démarrage sous 15 jours après validation du dossier et positionnement.

Certification

Certification Tosa Excel (RS6958) obligatoire en financement CPF. Optionnelle pour autres financements (OPCO, entreprise, France Travail, etc.).

Délais d'accès à la formation

Le délai d'accès à la formation est variable en fonction du dispositif de financement utilisé, du planning des formateurs et des contraintes du client. Pour les formations inter-entreprises, vous pouvez consulter notre calendrier en ligne ou prendre contact avec nous. Nous traitons vos demandes sous 48 heures

Accessibilité

Si vous êtes en situation de handicap, merci de nous en informer afin de vous accompagner, vous orienter, et étudier les compensations nécessaires pour répondre au mieux à votre demande de formation. Certaines formations peuvent nécessiter une adaptation pour les personnes en fonction de leur handicap. Nous restons disponibles pour échanger ensemble et nous pourrons vous orienter vers un de nos partenaires : Agefiph, Cap Emploi

Contactez-nous pour échanger sur vos besoins !

✉️ formation@napsia.com

📞 05 62 84 10 13