Outlook - Devenir opérationnel (TOSA) Mixte : présentiel / à distance

A l'issue de cette formation, vous serez capable de :

• Devenir autonome et operationnel avec Outlook dans un usage professionnel quotidien.

• Lire, concevoir et organiser efficacement ses messages, pieces jointes et options avancees.

• Gerer son calendrier, planifier des rendez vous et des reunions, exploiter les ressources partagees.

• Creer et administrer des contacts et des groupes de contacts.

• Preparer le passage de la certification TOSA Outlook (niveau Operationnel >=351), conformement au referentiel officiel RS 6958 : https://www.francecompetences.fr/recherche/rs/6958/.

• Professionnels utilisant Outlook au quotidien

• Collaborateurs souhaitant optimiser leur organisation

• Toute personne préparant la certification TOSA Outlook

• Connaissance de base de l'environnement Windows

• Réalisation d'un test de positionnement avant l'entrée en formation

Présentation d'Outlook et principes d'utilisation

• Interface Outlook : ruban, onglets, groupes de commandes, barre de navigation

• Personnalisation : volets, affichages, colonnes, catégories, thèmes

• Paramètres clés : messagerie, corbeille, calendrier, signatures par défaut

• Recherche avancée, filtres, aperçus rapides (Peeks)

• Impression et exportation des éléments Outlook

Utiliser la messagerie

• Rédaction et gestion avancée : destinataires, options de remise, accusés de réception

• Pièces jointes et liens cloud (OneDrive, SharePoint)

• Organisation : dossiers hiérarchisés, favoris, tris, colonnes, affichage conversations

• Automatisation : règles, actions rapides et Quick Steps

• Protection de base : courrier indésirable, anti-phishing, expéditeurs bloqués

Utiliser le calendrier

• Affichages et navigation (jour, semaine, mois, planning)

• Rendez-vous et événements périodiques, rappels et alarmes

• Réunions : invitations, gestion des participants et salles, disponibilités

• Collaboration : calendriers multiples, partages, délégations, impression et partage

• Plages horaires de travail et préférences d'affichage

Gestion des contacts et notes

• Création depuis un message ou manuelle, mise à jour et catégorisation

• Listes, recherches avancées et cartes de visite électroniques (vCard)

• Groupes de contacts : création, modification, diffusion et partage

• Exportation et impression des carnets

• Tâches : création, délégation et suivi avec échéances et indicateurs

• Priorisation, intégration au calendrier et rappels

• Organisation et recherche dans les tâches et notes

Certification

• Examen en français passé en ligne, à la fin de la formation ou ultérieurement

• Durée moyenne : 1h, composé de 20 questions

• Attribution d'un score (351 à 1000) correspondant à un niveau (Initial / Basique / Opérationnel / Avancé / Expert)

• Certification reconnue : RS 6958 – Gérer les courriels et la planification avec Outlook (TOSA)

• Formation réalisée en présentiel ou à distance selon la formule retenue
• Exposés, cas pratiques, synthèse, assistance post-formation pendant un mois
• Un poste par stagiaire, vidéoprojecteur, support de cours fourni à chaque stagiaire

• Supports de formation Outlook comprenant des explications théoriques adaptées aux débutants
• Exercices pratiques pour permettre aux participants de découvrir toutes les fonctionnalités abordées pendant la formation

• Partage de conseils pratiques pour optimiser l'utilisation d'Outlook

   

• Positionnement en amont de la formation :
• Un quiz de consolidation des pré-requis sera administré en amont de la formation
• Suivi « pendant » :
• Feuilles de présence
• Exercices pratiques
• Évaluation « fin de formation »
• Évaluation des acquis en fin de formation
• Formulaires d'évaluation de la formation
• Évaluation à froid :
• Suivi post-formation : Questionnaire de satisfaction à j+60

• Naviguer Efficacement dans l'Interface Outlook : Se repérer dans les différents volets (messagerie, calendrier, contacts) et utiliser la barre Outlook.
• Gérer sa Messagerie Électronique : Rédiger, envoyer, recevoir, répondre, transférer des messages, gérer les pièces jointes, les signatures et le gestionnaire d'absence.
• Organiser ses Messages : Archiver, supprimer des e-mails et gérer la corbeille.
• Gérer ses Contacts et Carnets d'Adresses : Créer, modifier des contacts, les ajouter depuis un message, créer et utiliser des listes de diffusion.
• Utiliser le Calendrier pour Planifier : Créer et modifier des rendez-vous et événements (y compris périodiques), gérer les alarmes.
• Maîtriser les Options d'Envoi de Base : Utiliser les boutons de vote et comprendre l'envoi différé ou la conservation des brouillons.
• Imprimer les Éléments Clés d'Outlook : Savoir imprimer des e-mails, des listes de contacts ou des vues du calendrier si nécessaire.

• Ordinateur portable personnel
• Outlook installé sur l'ordinateur personnel

• Consultant formateur spécialisé dans l'utilisation d'Outlook

• Un test de positionnement sera réalisé au préalable pour vérifier si vous disposez des compétences nécessaires pour suivre la formation.

Délais d'accès à la formation

• Le délai d'accès à la formation est variable en fonction du dispositif de financement utilisé, du planning des formateurs et des contraintes du client. Pour les formations inter-entreprises, vous pouvez consulter notre calendrier en ligne ou prendre contact avec nous. Nous traitons vos demandes sous 48 heures

Accessibilité

• Si vous êtes en situation de handicap, merci de nous en informer afin de vous accompagner, vous orienter, et étudier les compensations nécessaires pour répondre au mieux à votre demande de formation. Certaines formations peuvent nécessiter une adaptation pour les personnes en fonction de leur handicap. Nous restons disponibles pour échanger ensemble et nous pourrons vous orienter vers un de nos partenaires : Agefiph, Cap Emploi

Contactez-nous pour échanger sur vos besoins !

✉️ formation@napsia.com

📞 05 62 84 10 13