Outlook - Perfectionnement Mixte : présentiel / à distance

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À l'issue de cette formation, vous atteindrez les objectifs de compétences suivants :

• automatiser le tri et le traitement des emails via des règles complexes et des actions rapides ;
• industrialiser la rédaction de courriers grâce aux modèles et aux QuickParts ;
• piloter les priorités et les échéances en synchronisant Outlook avec Microsoft To Do ;
• optimiser la collaboration par la gestion des délégations et des boîtes partagées ;
• intégrer l'IA Copilot pour assister la rédaction, la synthèse et l'analyse de vos échanges.

• Intitulé : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
• Codes : RS6958 CertifInfo 118157
• Date de décision : 18/12/2024
• Date d'échéance d'enregistrement : 18/12/2027
• Organisme certificateur : ISOGRAD

Suivre cette formation nécessite les prérequis suivants :

• Technique : disposer d'un compte Outlook 365 actif.
• Connaissances : maîtriser les fonctionnalités de base de la messagerie et du calendrier Outlook, ou avoir suivi la formation Outlook de niveau 1.

Module 1 : automatiser le traitement de l'information

• L'utilisation experte des indicateurs de suivi et des catégories pour organiser le flux.
• La maîtrise du mode conversation et des recherches avancées personnalisées.
• La création de règles de tri automatique sophistiquées et d'actions rapides.
• La gestion des modèles de messages et l'automatisation des réponses via les QuickParts.

Module 2 : piloter les priorités avec Microsoft To Do

• La transformation d'un email en tâche ou en rappel en un seul clic.
• L'organisation du quotidien et la gestion des tâches multi-projets.
• La programmation de tâches périodiques et le suivi synchronisé avec Outlook.

Module 3 : collaborer et déléguer efficacement

• La délégation de la gestion de boîte mail, de calendrier ou de tâches à un tiers.
• La configuration fine des permissions et des droits d'accès.
• L'administration et les bonnes pratiques d'usage des boîtes de messagerie partagées.
• L'optimisation de la circulation de l'information au sein de l'équipe.

Module 4 : booster sa productivité avec l'IA Copilot

• L'activation et la configuration de l'assistant intelligent Copilot dans Outlook.
• Le résumé automatique de conversations longues et complexes.
• La rédaction assistée d'emails professionnels et la suggestion de réponses pertinentes.
• L'extraction automatique des tâches et des éléments clés d'un échange.

Travaux pratiques

• Construire son système personnel d'organisation (catégories, flux, règles).
• Mettre en place une délégation et gérer un calendrier partagé en équipe.
• Expérimenter Copilot pour synthétiser des échanges et reformuler des courriers.
• Créer une bibliothèque de QuickParts pour les réponses récurrentes.

Certification : Formation préparant au passage de la certification TOSA Outlook (RS6958) niveau Opérationnel. Certification obligatoire en financement CPF et optionnelle pour autres financements.

Entraînement spécifique TOSA Opérationnel

• Exercices pratiques sur les 4 domaines de compétences
• Manipulation d'Outlook dans des environnements professionnels
• Activités interactives et QCM
• Test blanc TOSA complet avec analyse détaillée du score niveau Opérationnel (551-725)

• Formation réalisée en présentiel ou à distance selon la formule retenue
• Exposés théoriques et démonstrations pratiques
• Cas pratiques progressifs sur Outlook
• Exercices de manipulation dans l'environnement du logiciel
• Synthèse et préparation TOSA, assistance post-formation pendant un mois

• Un poste par stagiaire, vidéoprojecteur
• Supports de formation Outlook comprenant explications théoriques
• Exercices pratiques pour découvrir toutes les fonctionnalités
• Conseils pour optimiser l'utilisation d'Outlook, support de cours fourni

Positionnement initial

• Quiz de consolidation des pré-requis administré en amont
• Test de positionnement obligatoire pour vérifier les compétences nécessaires

Suivi formation

• Feuilles de présence émargées par demi-journée
• Exercices pratiques et mises en situation tout au long de la formation
• Mesure de la progression des stagiaires

Évaluation finale

• Évaluation des acquis en fin de formation
• Test blanc TOSA complet niveau Opérationnel (551-725) avec analyse du score
• Formulaires d'évaluation de la formation
• Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
• Attestation de fin de formation
• Passage de la certification TOSA Outlook en centre agréé

Certification TOSA Outlook (RS6958) - Niveau Opérationnel

Test adaptatif évaluant les compétences opérationnelles sur les 4 domaines d'Outlook.

Durée totale : 60 minutes (20 questions niveau Opérationnel)

Format du test :

• Test numérique adaptatif (difficulté adaptée au niveau)
• Activités interactives (glisser-déposer, cliquer sur zone, listes déroulantes)
• QCM et exercices de manipulation d'Outlook
• Mises en situation rencontrées en entreprise

Scoring : Score sur 1000 points (méthode IRT - Item Response Theory)

Niveaux évalués :

• < 351 points : Attestation de passage uniquement (pas de certification)
• Basique (351-550 points) : Fonctionnalités de base
• Opérationnel (551-725 points - score requis) : Certification obtenue - Compétences intermédiaires
• Avancé (726-875 points) : Compétences avancées et créatives
• Expert (876-1000 points) : Maîtrise experte complète

Score minimum requis : 551 points (Niveau Opérationnel) pour obtenir la certification visée par cette formation.

Résultats : Attestation détaillée avec score par domaine de compétence et certificat TOSA niveau Opérationnel.

Conditions de passage : En ligne, surveillance en présentiel par un examinateur ou à distance par proctoring sécurisé.

Évaluation à froid

Suivi post-formation : Questionnaire de satisfaction à j+60 mesurant l'impact en situation professionnelle.

• Admission après test

• Naviguer efficacement dans l’interface Outlook et personnaliser l’environnement de travail selon ses besoins professionnels.
• Gérer de manière autonome sa messagerie électronique, incluant la rédaction, l’envoi, la réception et l’organisation des emails.
• Mettre en place des signatures professionnelles et des réponses automatiques, adaptées aux usages en entreprise.
• Organiser et automatiser la gestion des messages, à l’aide de dossiers, catégories, règles et actions rapides.
• Appliquer les bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité, dans l’utilisation quotidienne de la messagerie Outlook.
• Planifier et gérer efficacement son calendrier, incluant rendez-vous, événements récurrents, rappels et disponibilités.
• Organiser et suivre des réunions professionnelles, en gérant les participants, les réponses et les modifications.
• Créer, déléguer et suivre des tâches, avec priorités, échéances et responsabilités associées.
• Gérer et exploiter les contacts professionnels, incluant création, mise à jour, groupes de diffusion et partage.
• Utiliser Outlook de manière autonome et efficace en contexte professionnel

Formation en présentiel

Aucun matériel spécifique. Poste informatique équipé d'Outlook fourni par Napsia.

Formation à distance

• Ordinateur portable personnel avec accès internet
• Webcam et micro/casque
• Outlook installé sur l'ordinateur personnel

Modalités et délais d'accès

Inscription toute l'année. Démarrage sous 48 heures après validation du test de positionnement et constitution du dossier.

Certification

Certification TOSA Outlook (RS6958) niveau Opérationnel obligatoire en financement CPF. Optionnelle pour autres financements (OPCO, entreprise, France Travail, etc.).

Délais d'accès à la formation

• Le délai d'accès à la formation est variable en fonction du dispositif de financement utilisé, du planning des formateurs et des contraintes du client. Pour les formations inter-entreprises, vous pouvez consulter notre calendrier en ligne ou prendre contact avec nous. Nous traitons vos demandes sous 48 heures

Accessibilité

• Si vous êtes en situation de handicap, merci de nous en informer afin de vous accompagner, vous orienter, et étudier les compensations nécessaires pour répondre au mieux à votre demande de formation. Certaines formations peuvent nécessiter une adaptation pour les personnes en fonction de leur handicap. Nous restons disponibles pour échanger ensemble et nous pourrons vous orienter vers un de nos partenaires : Agefiph, Cap Emploi

Contactez-nous pour échanger sur vos besoins !

✉️ formation@napsia.com

📞 05 62 84 10 13