Outlook - Perfectionnement Mixte : présentiel / à distance

Cette formation prépare aux compétences du niveau Opérationnel TOSA Outlook (RS6958). À l'issue de la formation, vous serez capable de :

• Domaine 1 (Environnement/Configuration) : Adapter les options d'affichage et créer des vues personnalisées, configurer des options de sécurité et de confidentialité selon les directives standards, gérer l'archivage automatique des données pour optimiser les performances
• Domaine 2 (Messagerie) : Implémenter des réponses automatiques et configurer des signatures électroniques personnalisées, créer des règles pour automatiser le tri et la gestion des messages, optimiser les flux de travail par l'automatisation des tâches récurrentes
• Domaine 3 (Calendrier et tâches) : Gérer efficacement les événements et les rendez-vous avec détails supplémentaires (rappels, participants), organiser des réunions en gérant les réponses des participants et en modifiant les détails, attribuer des tâches à d'autres utilisateurs avec dates limites et responsabilités
• Domaine 4 (Gestion des contacts et notes) : Gérer les informations de contact avancées et les partager avec des collègues, organiser les notes en catégories pour une récupération facile, exploiter les informations de contact pour améliorer la planification et la communication

• Intitulé : Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa)
• Codes : RS6958 CertifInfo 118157
• Date de décision : 18/12/2024
• Date d'échéance d'enregistrement : 18/12/2027
• Organisme certificateur : ISOGRAD

Programme structuré autour des 4 domaines de compétences TOSA niveau Opérationnel, pour une maîtrise autonome et efficace d'Outlook.

Module 1 : Environnement et configuration

Présentation d'Outlook et principes d'utilisation

• Le ruban, les onglets et groupe de boutons
• L'onglet Fichier
• La barre de navigation
• Afficher / cacher des éléments de l'écran
• Paramétrage simple de la messagerie, de la corbeille et du calendrier
• Prévisualiser rapidement les différents éléments à l'aide des "Peeks"
• Utiliser la zone de recherche pour trouver une fonctionnalité ou obtenir de l'aide
• Découverte du nouvel Outlook et de son interface

Introduction à la gestion des contacts

• Rôle du carnet d'adresses
• Rechercher dans le carnet d'adresses
• Créer / supprimer un contact
• Créer un groupe de contacts
• Transférer un contact (coordonnées ou carte de visite)

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un nouveau contact
• Créer un groupe de contacts

Module 2 : Messagerie efficace

Utiliser la messagerie

• Présentation des différentes vues
• Tri des messages
• Création de signatures automatiques
• Création et envoi d'un message
• Mettre en forme le texte
• Appliquer un indicateur d'importance au message
• Vérifier l'orthographe
• Gestion des Brouillons
• Lecture, réponse et transfert d'un message
• Gestion des accusés de réception ou de lecture
• Gestion des pièces jointes
• Joindre un élément Outlook
• Sensibilisation à la bonne pratique des liens en alternative aux pièces jointes
• Volet de lecture
• Volet de personnes
• Bloquer un expéditeur
• Imprimer un message

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création de deux signatures
• Envoi d'un courriel avec l'une des deux signatures
• Réponse en insérant une pièce jointe

Gérer la messagerie

• Gestion de dossiers de classement
• Déplacement et copie des messages
•  Mettre les dossiers en favoris
• Recherche rapide
• Créer et déclencher des actions rapides
• Créer une règle simple à partir des mails reçus
• Créer un contact depuis un message reçu
• Gestionnaire d'absence du bureau
• Suppression des messages
• Utilisation de la corbeille

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Concevoir une organisation de dossiers dans la messagerie

Module 3 : Calendrier et gestion des tâches

Utilisation efficace du calendrier

• Naviguer dans le calendrier
• Panorama des différents affichages
• Comprendre la différence entre un rendez-vous et une réunion
• Créer et gérer un rendez-vous
• Créer une réunion et inviter des participants
• Répondre à une invitation de réunion
• Ajouter une périodicité à un évènement
•  Créer un rendez-vous à partir d'un mail
• Programmer et répondre à une alarme
• Modifier la plage horaire de travail
• Imprimer le calendrier

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer des rendez-vous, réunions et évènements

Certification : Formation préparant au passage de la certification TOSA Outlook (RS6958) niveau Opérationnel. Certification obligatoire en financement CPF et optionnelle pour autres financements.

Entraînement spécifique TOSA Opérationnel

• Exercices pratiques sur les 4 domaines de compétences
• Manipulation d'Outlook dans des environnements professionnels
• Activités interactives et QCM
• Test blanc TOSA complet avec analyse détaillée du score niveau Opérationnel (551-725)

• Formation réalisée en présentiel ou à distance selon la formule retenue
• Exposés théoriques et démonstrations pratiques
• Cas pratiques progressifs sur Outlook
• Exercices de manipulation dans l'environnement du logiciel
• Synthèse et préparation TOSA, assistance post-formation pendant un mois

• Un poste par stagiaire, vidéoprojecteur
• Supports de formation Outlook comprenant explications théoriques
• Exercices pratiques pour découvrir toutes les fonctionnalités
• Conseils pour optimiser l'utilisation d'Outlook, support de cours fourni

Positionnement initial

• Quiz de consolidation des pré-requis administré en amont
• Test de positionnement obligatoire pour vérifier les compétences nécessaires

Suivi formation

• Feuilles de présence émargées par demi-journée
• Exercices pratiques et mises en situation tout au long de la formation
• Mesure de la progression des stagiaires

Évaluation finale

• Évaluation des acquis en fin de formation
• Test blanc TOSA complet niveau Opérationnel (551-725) avec analyse du score
• Formulaires d'évaluation de la formation
• Auto-évaluation des acquis de la formation par les stagiaires
• Attestation de fin de formation
• Passage de la certification TOSA Outlook en centre agréé

Certification TOSA Outlook (RS6958) - Niveau Opérationnel

Test adaptatif évaluant les compétences opérationnelles sur les 4 domaines d'Outlook.

Durée totale : 60 minutes (20 questions niveau Opérationnel)

Format du test :

• Test numérique adaptatif (difficulté adaptée au niveau)
• Activités interactives (glisser-déposer, cliquer sur zone, listes déroulantes)
• QCM et exercices de manipulation d'Outlook
• Mises en situation rencontrées en entreprise

Scoring : Score sur 1000 points (méthode IRT - Item Response Theory)

Niveaux évalués :

• < 351 points : Attestation de passage uniquement (pas de certification)
• Basique (351-550 points) : Fonctionnalités de base
• Opérationnel (551-725 points - score requis) : Certification obtenue - Compétences intermédiaires
• Avancé (726-875 points) : Compétences avancées et créatives
• Expert (876-1000 points) : Maîtrise experte complète

Score minimum requis : 551 points (Niveau Opérationnel) pour obtenir la certification visée par cette formation.

Résultats : Attestation détaillée avec score par domaine de compétence et certificat TOSA niveau Opérationnel.

Conditions de passage : En ligne, surveillance en présentiel par un examinateur ou à distance par proctoring sécurisé.

Évaluation à froid

Suivi post-formation : Questionnaire de satisfaction à j+60 mesurant l'impact en situation professionnelle.

• Admission après test

• Naviguer efficacement dans l’interface Outlook et personnaliser l’environnement de travail selon ses besoins professionnels.
• Gérer de manière autonome sa messagerie électronique, incluant la rédaction, l’envoi, la réception et l’organisation des emails.
• Mettre en place des signatures professionnelles et des réponses automatiques, adaptées aux usages en entreprise.
• Organiser et automatiser la gestion des messages, à l’aide de dossiers, catégories, règles et actions rapides.
• Appliquer les bonnes pratiques de sécurité et de confidentialité, dans l’utilisation quotidienne de la messagerie Outlook.
• Planifier et gérer efficacement son calendrier, incluant rendez-vous, événements récurrents, rappels et disponibilités.
• Organiser et suivre des réunions professionnelles, en gérant les participants, les réponses et les modifications.
• Créer, déléguer et suivre des tâches, avec priorités, échéances et responsabilités associées.
• Gérer et exploiter les contacts professionnels, incluant création, mise à jour, groupes de diffusion et partage.
• Utiliser Outlook de manière autonome et efficace en contexte professionnel

Formation en présentiel

Aucun matériel spécifique. Poste informatique équipé d'Outlook fourni par Napsia.

Formation à distance

• Ordinateur portable personnel avec accès internet
• Webcam et micro/casque
• Outlook installé sur l'ordinateur personnel

Modalités et délais d'accès

Inscription toute l'année. Démarrage sous 48 heures après validation du test de positionnement et constitution du dossier.

Certification

Certification TOSA Outlook (RS6958) niveau Opérationnel obligatoire en financement CPF. Optionnelle pour autres financements (OPCO, entreprise, France Travail, etc.).

Délais d'accès à la formation

• Le délai d'accès à la formation est variable en fonction du dispositif de financement utilisé, du planning des formateurs et des contraintes du client. Pour les formations inter-entreprises, vous pouvez consulter notre calendrier en ligne ou prendre contact avec nous. Nous traitons vos demandes sous 48 heures

Accessibilité

• Si vous êtes en situation de handicap, merci de nous en informer afin de vous accompagner, vous orienter, et étudier les compensations nécessaires pour répondre au mieux à votre demande de formation. Certaines formations peuvent nécessiter une adaptation pour les personnes en fonction de leur handicap. Nous restons disponibles pour échanger ensemble et nous pourrons vous orienter vers un de nos partenaires : Agefiph, Cap Emploi

Contactez-nous pour échanger sur vos besoins !

✉️ formation@napsia.com

📞 05 62 84 10 13